Vous avez décidé de travailler avec une assistante virtuelle, mais vous n’êtes pas certain du processus ? Voici quelques règles de travail à respecter afin d’assurer le succès de cette belle relation d’affaires :
1. Vision
La plupart des assistantes virtuelles sont des professionnelles de l’administration, de la gestion et de l’organisation. Donnez-lui une image claire des objectifs d’affaires de votre entreprise et « votre assistante » pourra vous aider à les atteindre. Si vos objectifs changent en cours de route, mettez-la au courant. Planifiez des appels réguliers afin d’en discuter.
2. Confiance
La confiance est un facteur important dans votre relation d’affaires. Votre assistante virtuelle sera impliquée dans plusieurs domaines de votre entreprise. Elle aura notamment accès à certains renseignements confidentiels. Si vous n’êtes pas à l’aise avec cette approche, il est probable qu’une assistante virtuelle ne soit pas la solution pour vous. Cependant, nos assistantes virtuelles accepteront de signer une entente de confidentialité selon vos normes.
3. Contrôle
Votre meilleur atout pour assurer le succès de cette nouvelle relation est votre aptitude à déléguer. Les assistantes virtuelles sont des professionnelles et elles apprécient une certaine liberté dans le contrôle de leur travail.
4. Communication
La communication est absolument vitale à la réussite d’une collaboration client/assistante virtuelle. Assurez-vous que votre assistante virtuelle comprenne bien les tâches que vous lui déléguez. Posez des questions pour vérifier la compréhension. Soyez disponible pour répondre aux questions, surtout au début de votre collaboration.
5. Respect
Tout comme vous, votre assistante virtuelle est une professionnelle et une entrepreneure indépendante. Elle gère sa propre entreprise et son horaire. Elle devient votre collaboratrice dans la direction de votre entreprise et l’atteinte de vos objectifs. En intégrant le respect et l’appréciation mutuels à votre démarche, votre assistante virtuelle peut devenir un facteur déterminant dans le succès de votre entreprise. Son rôle est de vous assister de manière professionnelle.
6. Mode de paiement
Votre assistante virtuelle apprécie la promptitude dans le paiement de ses factures. Si vous vivez une situation exceptionnelle et prévoyez ne pas pouvoir payer à temps, informez-en votre assistante virtuelle dans les meilleurs délais afin de prévoir un nouvel arrangement.
7. Échéanciers
En tant qu’entrepreneurs, nous faisons tous face à des imprévus et des urgences de dernière minute. Nous comprenons ce genre de situations ! Cependant, votre confiance et votre communication proactive de vos projets et des échéanciers à venir sont grandement appréciés et dans le cadre de notre relation d’affaires. Votre assistante virtuelle fera tout ce qu’elle peut pour vous aider et diminuer le nombre de situations d’urgences qui se présentent.
8. Recommandations
En tant qu’entrepreneur, vous connaissez la valeur d’une bonne recommandation. N’hésitez pas à recommander votre assistante virtuelle si vous êtes satisfait de ses services. Elle vous en sera vraiment reconnaissante.